Administrador de Oficina (Apoyo Legal y Operativo)
Tiempo completo • Rockford
Beneficios:
- 401(k)
- Partidos de la empresa
- Seguro dental
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Seguro de visión
Soluciones Energéticas Greenlink
Greenlink Energy Solutions está construyendo la próxima generación de infraestructura comercial de energía limpia, diseñada para el rendimiento, la resiliencia y el valor a largo plazo. Colaboramos con organizaciones para ofrecer sistemas energéticos inteligentes que reduzcan riesgos, controlan costes y reforcen la independencia operativa.
Buscamos un Administrador de Oficina altamente organizado y detallista (Soporte Legal y Operativo) para apoyar operaciones transversales con un fuerte énfasis en la documentación legal, los sistemas administrativos y la coordinación interna. Este puesto es ideal para alguien con formación en asistente legal que también sea experto en tecnología y se sienta cómodo trabajando en plataformas CRM y sistemas internos.
Resumen del puesto
El Administrador de Servicios Compartidos y Oficina desempeña un papel fundamental en el mantenimiento de la estructura, precisión y accesibilidad de la documentación empresarial clave y los sistemas administrativos. Esta persona apoyará a los interesados internos—incluidos los líderes y los abogados internos—asegurando que los procesos se agilicen, organicen los registros y se cumplan de forma consistente los requisitos de informe.
Responsabilidades clave
Documentación Legal y Gestión de Contratos
- Preparar, formatear y actualizar documentos legales y operativos según lo solicite la dirección
- Mantener registros organizados y centralizados de contratos y acuerdos
- Categorizar, archivar y garantizar la accesibilidad de toda la documentación
- Soporte para el seguimiento de documentos y el control de versiones para mantener la precisión y la consistencia
- Asistir a los abogados internos con apoyo legal administrativo
Administración y Reporte de Subvenciones
- Coordinar y gestionar los requisitos mensuales de reporte de subvenciones
- Recopilar, compilar y verificar datos para la presentación de subvenciones
- Asegurarse de que los informes se completen correctamente y se entreguen a tiempo
- Mantener registros organizados de toda la documentación relacionada con subvenciones
Coordinación de Sistemas y Administración
- Gestionar y mantener sistemas internos, incluyendo el acceso y seguimiento de KeyCafe
- Apoyar las plataformas CRM y administrativas para garantizar la eficiencia operativa
- Identificar oportunidades para mejorar los flujos de trabajo internos y la organización
Garantía y gestión de activos
- Registra garantías para equipos HVAC y mantén registros precisos
- Haz un seguimiento y organiza la documentación de la garantía para una recuperación rápida y sencilla
Gestión de inventario
- Mantener un inventario de equipos y suministros de oficina
- Rastrea y gestiona el inventario de mercancías de Greenlink
- Coordinarse con los equipos internos para garantizar niveles de inventario precisos
Soporte de facturación y documentación
- Envía solicitudes de facturación de PandaDoc para compras de mercancías
- Asegúrate de que toda la documentación de apoyo esté completa, precisa y correctamente registrada
Cualificaciones
- Preferido: Formación o experiencia en asistencia a equipos legales
- Sólidas habilidades organizativas y de gestión documental
- Gran atención al detalle con un enfoque en la precisión y la consistencia
- Experto en tecnología y experiencia en sistemas CRM y plataformas digitales de documentos
- Capacidad para gestionar múltiples prioridades y cumplir plazos
- Fuertes habilidades de comunicación y coordinación
- Dominio de Microsoft Office y/o Google Workspace
¿Por qué Greenlink?
En Greenlink, valoramos la claridad, la responsabilidad y la mejora continua. Este puesto es una oportunidad para trabajar en la intersección de operaciones, legal y tecnología, ayudando a construir la infraestructura interna que respalda soluciones energéticas reales y significativas.
Compensación: 55.000,00 $ - 65,000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)